One moment please...
 
 
Exact Financials (v3)   
 

Project Manual - Projecten en projectbudgetten aanmaken en controleren

Projecten en projectbudgetten aanmaken en controleren

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het aanmaken en controleren van projecten. Telkens wanneer u een nieuw project start, dient u een nieuwe projectstamkaart aan te maken. Deze stamkaart kunt u in een structuur plaatsen.

Nadat u een projectstamkaart hebt aangemaakt, kunt u een planning en/of budget voor uw projecten aanmaken.

Tenslotte dient u, voordat u een project begint, alle gegevens op juistheid te controleren. Controleer de aangemaakte projectstamkaart, de planning en het budget van het project en corrigeer de fouten indien nodig.

Procedure

Projectstamkaarten aanmaken

Voor elk project dient u een nieuwe projectstamkaart aan te maken [ Projecten, Stamgegevens, Onderhoud, Projectstamkaarten ]. De stamkaart bevat de stamgegevens van elk project. Deze gegevens zijn van belang wanneer u nieuwe projectgegevens invoert en verwerkt.

De stamgegevens bevatten zowel standaardgegevens van het project, zoals begin- en einddatum, locaties, projectmanagers en financiële gegevens, als een projectgroep en een factuurgroep. De projectgroep bepaalt of de in een project gerealiseerde kosten en opbrengsten worden gejournaliseerd en zo ja, hoe dat gebeurt.

Nadat u uw projectstamkaart hebt aangemaakt, kunt u:

  • Een projectstamkaarten structuur aanmaken
  • Een projectplanning aanmaken
  • Een projectbudget aanmaken
  • De projectstamkaart, de termijn en het budget controleren.

Meest gestelde vragen

  • Hoe kan ik definiëren welke werknemers aan een project meewerken en welke machines er gebruikt worden?

    Wanneer u het project plant, kunt u aangeven welke werknemers er aan mee zullen werken en welke machines er ingezet gaan worden.

Projectstamkaartenstructuur aanmaken

U kunteen projectstamkaartenstructuur aanmaken. U kunt dit doen in [ Projecten, Stamgegevens, Onderhoud, Projectstamkaartenstructuur ]. Met deze structuur kunt u een project in kleinere deelprojecten verdelen. Zo kunt u bijvoorbeeld zien wat elk deelproject kost en niet alleen de totale kosten van het gehele project.

Projecttarieven aanmaken

Het kan voorkomen dat u een klant een ander tarief in rekening wilt brengen voor een specifiek project. U kunt een tarief aanmaken voor een bepaalde activiteit uitgevoerd door een bepaalde werknemer of duurzaam productiemiddel voor een bepaald project. Dit is een projecttarief.

Projecttarieven maakt u aan in:

  • [Projecten, Projecttarieven, Onderhoud, Functietarieven]
  • [Projecten, Projecttarieven, Onderhoud, Uursoorttarieven]
  • [Projecten, Projecttarieven, Onderhoud, Werknemertarieven]
  • [Projecten, Projecttarieven, Onderhoud, Werknemer-uursoorttarieven]
  • [Projecten, Projecttarieven, Onderhoud, Materieeltarieven]
  • [Projecten, Projecttarieven, Onderhoud, Eenheidtarieven]
  • [Projecten, Projecttarieven, Onderhoud, Materieel-eenheidtarieven]

Aangezien deze functies met elkaar overeenkomen wordt hier alleen [ Projecten, Projecttarieven, Onderhoud, Functietarieven ] beschreven.

U kunt deze tarieven alleen aanmaken nadat u een nieuw project hebt aangemaakt.

Projectplanning aanmaken

Met deze functie kunt u een planning voor uw project aanmaken [ Projecten, Projectplanning, Onderhoud ]. U kunt een fase, activiteit, of een middel (werknemer/materieel) aan het project toevoegen.

Projectbudgetten

Voor u met een project begint, kunt u budgetten aanmaken. Sommige projecten worden alleen voor interne doeleinden gebruikt, bijvoorbeeld een onderzoeksproject voor de implementatie van een nieuw informatiebeheersysteem. In dergelijke gevallen is het van belang om van tevoren in te schatten wat voor kosten erbij betrokken zijn. De projecten die u voor uw klanten uitvoert genereren opbrengsten. Voor die projecten zult u ook willen weten hoeveel opbrengsten er gerealiseerd zullen worden.

U kunt kosten en opbrengsten op de volgende manieren inschatten:

  • Kosten en opbrengsten in aantallen ingevoerd.
  • Kosten en opbrengsten direct in bedragen ingevoerd.
  • Werknemer en materieel budgetten op basis van een planning.

Projectbudgetten aanmaken

U kunt hier project budgetten aanmaken. U kunt dat op verschillende manieren doen. U kunt alle niveaus, kostensoort, werknemer, materieel en artikel, op één scherm krijgen, of per niveau een scherm opvragen. Het eerste krijgt u met [Projecten, Budgetten, Onderhoud, Alle niveaus], de andere optie krijgt u met [Projecten, Budgetten, Onderhoud] en door vervolgens in het pad het niveau waarin u budgetten wilt aanmaken te kiezen. U kunt uw budgetten aanpassen. Deze aanpassingen worden bijgehouden. U kunt deze budgetten controleren in de budgetoverzichten. Als u in het overzicht 'Historisch budget' aankruist, dient u een datum in te vullen. U krijgt dan het huidige budget te zien, het budget zoals het was op de ingevulde datum en het verschil tussen de budgetten.

Hier wordt alleen het pad [ Projecten, Budgetten, Onderhoud, Alle niveaus ] beschreven, want de losse niveaus werken op dezelfde wijze.

Projectbudgetten genereren

U kunt hier projectbudgetten genereren van door u gekozen projecten. U kunt werknemer planning budgetten genereren of materieel planning budgetten. U kunt kiezen of u het gegenereerde wilt bijwerken of dat u de projectbudgetten opnieuw wilt genereren. 'Bijwerken' betekent dat alle budgetten die nog niet gegenereerd zijn, gegenereerd worden en worden verwerkt met alle budgetten die al eerder gegenereerd waren. Opnieuw genereren van werknemer planning budgetten betekent dat alle kostenbudgetten die u hebt ingevoerd op de tabbladen 'Werknemer' en (werknemer) 'Periode' worden verwijderd, evenals de al eerder gegenereerde werknemerbudgetten en dat het project volgens zijn planning opnieuw wordt gegenereerd. Als u materieel planning budgetten opnieuw genereert, worden alle kostenbudgetten die u hebt ingevoerd op de tabbladen 'Materieel' en (materieel) 'Periode' verwijderd, evenals de al eerder gegenereerde materieelbudgetten. Ook wordt nu het project volgens zijn planning opnieuw gegenereerd. U kunt werknemer planning budgetten genereren met [ Projecten, Budgetten, Onderhoud, Genereren werknemer-planningbudgetten ] en materieel planning budgetten met [Projecten, Budgetten, Onderhoud, Genereren materieel-planningbudgetten]. Het genereren van werknemer planning budgetten en van materieel planning budgetten gaat hetzelfde, dus hier wordt alleen het genereren van werknemer planning budgetten beschreven.

Meest gestelde vragen

  • Wanneer ik een werknemer/materieel planning budget genereer in [Projecten, Budgetten, Genereren werknemer/materieel-planningbudgetten], verschijnt de melding "Fouten gevonden. Zie foutenverslag." Wat moet ik doen?

    Controleer het foutenverslag en herstel de fouten. Afhankelijk van wat u gedefinieerd hebt in [Bestand, Huidige printer], wordt het foutenverslag geprint door de door u gekozen printer en bewaard in het door u gekozen bestand.

Projecten controleren

Het is natuurlijk van belang dat uw projectstamkaart, projectstamkaarten structuur, projectplanning en projectbudgetten juist zijn. Het is raadzaam om er een gewoonte van te maken uw projectstamkaart, de structuur en de bijbehorende projectplanning en de budgetten te controleren in uw projectadministratie.

Wanneer u een project controleert, let dan op de volgende gegevens:

  • Debiteur
  • Begin-/Einddatum
  • Projectgroep
  • Factuurgroep
  • Intern/Extern tarief
  • Werknemers en bijbehorende budgetten
  • Materieel en bijbehorende budgetten
  • Faselijst
  • Kostensoorten
  • Kostenplaatsen

Gebruik de volgende functies om uw projecten te controleren:

Nadat u het overzicht hebt gecontroleerd, kunt u eventuele fouten corrigeren.

Project Manual > Inhoud > Projecten en projectbudgetten aanmaken en controleren

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: General  Document ID: 06.845.010
 Assortment: Exact Financials (v3)  Date: 29-06-2010
 Release:  Attachment:
 Disclaimer